Portefeuille De Projets Outils
Fournissant plus de transparence dans la prise de décision avec la mise en place de processus de décision clairs et compris des différents acteurs. Les entreprises qui choisissent de piloter leur portefeuille de projets créent généralement un Project Management Office (Cf article: Mise en place cellule PMO – Principales étapes). L'avantage de cette structure est qu'elle est à la fois centrale et transverse. Pour conclure La gestion de portefeuille de projets permet de donner un bénéfice substantiel à l'entreprise. Pour y arriver, l'entreprise doit donc se donner les moyens d'atteindre cet objectif: processus, rôles, responsabilités et surtout structure de pilotage. De nombreux outils permettent de faciliter la gestion du portefeuille de projets. Cependant, la mise en place de tels outils n'est pas simple et nécessite de se poser les bonnes questions. (cf article: Outil PPM: comment choisir le bon outil? ). De plus, la mise en place d'une gestion de portefeuille de projets ne peut se faire sans un certain niveau de maturité en gestion de projets.
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Le projet a été vu, traditionnellement et de manière restrictive, comme une organisation temporaire à l'intérieur de l'organisation-mère, consommant des ressources qui lui sont propres, et délivrant un bénéfice indépendant des autres projets. Cependant, l'organisation orientée projet, à partir d'une certaine taille, mène rarement ses projets de manière isolée et indépendante. Ainsi, le projet présente souvent des dépendances avec d'autres projets, avec lesquels il partage des ressources ou des objectifs communs, constituant ainsi un portefeuille de projets. Après avoir expliqué ce qu'est la gestion de portefeuille de projets (Cf article: La gestion de portefeuille de projet), nous nous intéressons ici à un des mécanismes qui permet aux responsables de suivre, piloter, alerter et arbitrer le portefeuille: le tableau de bord. 1. Définition d'un portefeuille de projets Un portefeuille de projets est un outil de gouvernance. Il permet de consolider, homogénéiser et synthétiser les informations des différents projets, afin de faciliter la prise de décision.
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Chacun se parle, se comprend et sait ce qu'il a à faire. « Grâce au PPM, toute l'information relative au projet est disponible, sûre et à jour, et peut donc être extraite de manière à apporter des réponses précises. » Frédéric Roubaix, Atos Efficacité et crédibilité de l'organisation Tout ceci contribue à l'efficacité de l'organisation mais aussi à sa crédibilité vis-à-vis de ses parties prenantes: décideurs politiques, citoyens, autorités de contrôle, organismes subventionnaires, partenaires et contractants privés… Grâce au PPM, toute l'information relative au projet est disponible, sûre et à jour, et peut donc être extraite de manière à apporter des réponses précises. À tous les stades du projet, on peut démontrer que les engagements ont été tenus ou sont en voie de l'être. Deux catégories de solution de PPM existent aujourd'hui sur le marché. Les premières, que l'on paramètre à la manière d'un ERP, permettent de s'adapter précisément aux processus en vigueur. Le risque est alors de pécher par excès de détail et d'alourdir un outil dont la performance est capitale puisqu'il doit être capable à la volée de simuler un budget ou de réaffecter des ressources.
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